Quản lý thời gian hiệu quả để thành công

Ngày nay, với sự phát triển nhanh chóng của xã hội và sự cạnh tranh ngày càng cao giữa các cá thể khiến cho mỗi người đều phải cố gắng nỗ lực để không bị đào thải. Chúng ta vừa phải học tập, nghiên cứu, vừa phải trau dồi các kĩ năng cho riêng mình. Tuy nhiên, mỗi ngày chỉ có 24 tiếng, biết cách quản lý thời gian hiệu quả sẽ chính là thứ vũ khí tối tân hỗ trợ bạn trên con đường tới thành công.

Tại sao cần quản lý thời gian hiệu quả?

Chúng ta, mỗi người sinh ra đều có xuất phát điểm khác nhau. Có người sinh ra đã ở vạch đích, có người chỉ mới bắt đầu tại điểm xuất phát. Tuy nhiên, thượng đế lại rất công bằng khi mà ban cho tất cả loài người một quỹ thời gian giống nhau. Dù bạn có ở vạch đích hay mới chỉ ở vạch xuất phát, mỗi ngày cũng chỉ có 24 tiếng và cách bạn sử dụng 24 tiếng đó như thế nào mới quyết định sự thành công hay thất bại của bạn, không phải xuất phát điểm.

Kĩ năng quản lý thời gian là một kĩ năng quan trọng mà ai cũng cần phải học. Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ tận dụng được tối đa thời gian của mình để làm việc, biết sắp xếp công việc khoa học và tối ưu hóa cuộc sống của chính mình. Từ đó, bạn sẽ làm được nhiều thứ hơn, học được nhiều điều hơn và sẽ dễ dàng thành công hơn.

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Lên kế hoạch cụ thể những công việc cần làm

Mỗi ngày, trước khi đi ngủ hoặc khi vừa thức dậy, hãy lên kế hoạch cụ thể những công việc bạn dự định sẽ làm trong ngày. Việc lên kế hoạch và sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng hoàn thành các công việc trong ngày, biết được cụ thể các đầu việc cần làm và phân bổ thời gian cho các công việc đó một cách hợp lý. Sau khi lên kế hoạch cụ thể cho công việc bạn cần làm, hãy lên thời gian cụ thể cho công việc đó như bắt đầu làm khi nào, làm trong bao lâu,...

Ngoài ra, bạn có thể lên kế hoạch cho những mục tiêu dài hạn như mục tiêu của tháng, của năm. Điều này cũng sẽ giúp bạn có thêm động lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Sắp xếp thứ tự các công việc theo mức độ ưu tiên

Có 2 tiêu chí để sắp xếp thứ tự công việc theo mức độ ưu tiên: Độ khẩn cấp và độ quan trọng. 

Quan trọng và khẩn cấp: đây là những việc cần làm ngay, và nó rất quan trọng vì nếu  không làm sẽ gây ảnh hưởng rất lớn ví dụ cuộc họp khẩn cấp, chấn thương phải tới bệnh viện,...

Quan trọng, nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn những việc này, có thể để dành vào buổi tối, sau giờ làm; ví dụ làm dự án, báo cáo chưa phải nộp gấp, tập thể dục, duy trì mối quan hệ,...

Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Bạn có thể giao cho người khác, hoặc nhờ người khác giúp đỡ những công việc này nếu bạn cảm thấy mình không có đủ thời gian để làm chúng. 

Không quan trọng, không khẩn cấp: Bạn có thể loại bỏ khỏi danh sách công việc,  thường là những việc giải trí, không ảnh hưởng lớn đến chặng đường phát triển cá nhân và sự nghiệp của bạn; ví dụ như xem bộ phim mới ra, đọc báo, lướt mạng xã hội.

Dành ra một chút thời gian trong ngày cho việc trả lời tin nhắn

Nếu như bạn làm việc mà liên tục kiểm tra mạng xã hội, kiểm tra hộp thư của mình xem có ai nhắn tin hay gửi thư đến mình không và trả lời ngay lập tức, thì công việc bạn đang làm sẽ bị gián đoạn, bạn mất tập trung và không thể hoàn thành tốt công việc được. Bên cạnh đó, việc nhắn tin với người khác trong một khoảng thời gian dài sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian của bạn. Bạn chỉ nên dành riêng một khoảng thời gian cho việc trả lời tin nhắn, tối đa 30 phút vào thời gian rảnh của mình và để điện thoại chế độ im lặng để tránh gây xao nhãng.

Tổng kết lại công việc đã làm

Sau một ngày làm việc, bạn nên dành ra một chút thời gian để tổng kết lại những việc bạn đã làm được trong một ngày và đánh giá xem mình đã làm việc hiệu quả chưa, đã sắp xếp thời gian cho các công việc hợp lý chưa. Nếu bạn cảm thấy chưa hợp lý hay chưa hiệu quả thì hãy tìm ra lý do và giải pháp thay thế để lần sau bạn có thể tận dụng thời gian làm việc tốt hơn.

Khi làm việc, hãy tập trung cao độ

Tập trung cao độ là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định hiệu quả công việc. Khi bạn làm việc, hãy tập trung cao độ hoàn thành công việc đó, tránh xa mọi tác nhân gây xao nhãng. Điều này không chỉ giúp bạn hoàn thành tốt nhất công việc mà còn tiết kiệm được thời gian làm việc. Bạn chỉ cần dành 20% thời gian tập trung làm việc hết sức, bạn đã có thể làm tương đương với người dành 80% thời gian làm cùng công việc đó, nhưng bị xao nhãng và ngắt quãng. 

Bạn có thể tham khảo phương pháp quản lý thời gian Pomodoro: làm việc tập trung - nghỉ ngơi xen kẽ giúp bạn có thể tận dụng tối đa thời gian trong ngày để làm việc hiệu quả.

Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Để có thể sắp xếp công việc khoa học, tối ưu thời gian và làm việc hiệu quả, bạn cũng cần phải sắp xếp nơi làm việc khoa học, gọn gàng sạch sẽ. Việc sắp xếp nơi làm việc khoa học không chỉ giúp bạn cảm thấy thoải mái dễ chịu khi làm việc mà, giúp bạn phát minh ra nhiều ý tưởng hay, mà còn tiết kiệm thời gia hơn trong việc tìm kiếm tài liệu và những đồ dùng cần thiết. Thử tưởng tượng xem nếu góc làm việc của bạn bừa bãi, bạn sẽ cảm thấy rối mắt và tốn rất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thứ bạn muốn.

Duy trì thói quen và kỷ luật

Kỷ luật là một bước đệm quan trọng để thành công. Duy trì một thói quen tốt, thói quen tiết kiệm thời gian và tối ưu thời gian không chỉ ngày một ngày hai mà có thể thành công, bạn cần kiên trì kỉ luật bản thân thực hiện đúng những gì bản thân mình đã đề ra và cam kết. Có thể thời gian đầu bạn sẽ gặp nhiều khó khăn và cảm thấy không quen với cách làm việc như vậy nhưng đừng vì vậy mà nản chí. Thành công chỉ đến với những người kiên trì và nỗ lực, trải qua giai đoạn khó khăn đó, bạn sẽ thấy cuộc sống của mình dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn sẽ không còn phải chạy đua với thời gian hay để thời gian trôi qua một cách lãng phí.

Thời gian không chờ đợi một ai, cũng không thể mua được bằng bất cứ thứ gì, tuy nhiên nó lại là tài sản vô giá mà ai cũng có. Biết cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian của bản thân như được nới rộng hơn, bạn làm được nhiều việc có ích hơn cho bản thân và cho người khác, từ đó bạn có thêm vững bước trên con đường tương lai của chính mình. Đừng để thời gian trôi qua một cách phí hoài bạn  nhé!