Sử dụng phương pháp Pomodoro để làm việc hiệu quả

Trong thời đại ngày nay, khi mà con người có quá nhiều việc cần làm cùng với áp lực ngày càng nhiều đòi hỏi con người ta phải hoàn thành các công việc tốt nhất. Tuy nhiên, quỹ thời gian một ngày thì có hạn, nếu không biết cách sắp xếp thời gian, làm việc tập trung thì chúng ta rất dễ rơi vào trạng thái làm nhiều việc nhưng không hiệu quả, nó khiến chúng ta ngày càng mệt mỏi, càng áp lực. Chính vì thế, Pomodoro ra đời như một “liều pháp cứu tinh”, và hiện nay nó ngày càng phổ biến và được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới. 

Pomodoro là gì?

Pomodoro - tên tiếng anh đầy đủ là Pomodoro Technique, là một phương pháp dùng để quản lý thời gian làm việc với hiệu suất tối đa bằng một sự tập trung nhất định trong công việc. 

Kỹ thuật Pomodoro được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi một sinh viên đại học tên là Francesco Cirillo. Cirillo đã rất vất vả để tập trung vào việc học và khó có thể hoàn thành các bài tập. Do luôn cảm thấy choáng ngợp trước khối lượng bài tập, anh yêu cầu bản thân cam kết chỉ dành 10 phút để học tập trung nhất có thể thay vì cứ học tập và làm việc liên tục trong thời gian dài. Được khích lệ bởi thử thách, anh ấy đã tìm thấy một bộ đếm thời gian trong bếp hình quả cà chua (pomodoro có nghĩa là cà chua trong là trong tiếng Ý), và từ đó kỹ thuật Pomodoro đã ra đời.

Cirllo đưa ra cách thức làm việc rằng cần tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Với mỗi phiên làm việc 25 phút như vậy, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.

Trong thực tế cũng vậy, nếu như làm việc không tập trung sẽ không đạt được hiệu quả cao. Hay theo nguyên lý Pareto, bạn nếu bạn không dành thời gian tập trung làm 20% khối lượng công việc quan trọng nhất, bạn sẽ lãng phí 80% quãng thời gian của mình.

Theo một nghiên cứu thì khi chúng ta đang tập trung cao độ để làm một điều gì đó mà có một sự việc khác xem vào thì phải cần tối thiểu 15 phút để lấy lại được sự tập trung ban đầu cho công việc.

Khi nào nên sử dụng Pomodoro?

Hãy thử Kỹ thuật Pomodoro nếu bạn ...

• Luôn bị làm phiền, xao nhãng trong lúc làm việc khiến cả ngày làm việc của bạn không hiệu quả.
• Luôn làm việc vượt qua thời điểm đạt năng suất tối ưu
• Có quá nhiều công việc cùng lúc chưa kết thúc gây mất nhiều thời gian (ví dụ: học cho một kỳ thi, nghiên cứu cho một bài đăng trên blog, v.v.)
• Tự tin quá mức với khối lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một ngày.
• Thiếu động lực, quyết tâm hoàn thành công việc
• Cuối cùng, nếu bạn thích cà chua, hãy thử phương pháp này nhé!

Sử dụng phương pháp Pomodoro như thế nào?

MY MOOD xin giới thiệu đến bạn 5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro như sau:

1. Xác định cụ thể công việc bạn sẽ làm.
2. Thiết lập thời gian cho 1 phiên làm việc Pomodoro. (Thông thường, 1 Pomodoro = 25 phút)
3. Tập trung làm 1 việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
4. Nghỉ ngắn từ 5 phút giữa các Pomodoro.
5. Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút.

Các nguyên tắc khi áp dụng Pomodoro

• Trong một quy trình pomodoro nhất định, nếu như với một lý do bất kì, bạn bị gián đoạn công việc mình đang làm thì pomodoro sẽ được tính lại từ đầu.
• Trong thời gian quy định, chỉ nên làm một công việc duy nhất với 100%  thời gian đã định ra ban đầu.
• Nếu công việc của bạn xong trước trong một quy trình Pomodoro đã định ra trước đó, bạn nên dùng thời gian còn lại để kiểm tra công việc, tối ưu hóa các công việc cho đến hết thời gian đã định.

Một số lưu ý khi sử dụng Pomodoro

Mặc dù khoảng thời gian làm việc xen lẫn nghỉ 25/5 phút là trung tâm của Kỹ thuật Pomodoro, tuy nhiên, có một số điều bạn có thể làm để làm cho pomodoro của mình hiệu quả hơn:

Lên kế hoạch trước cho các Pomodoro 

Hãy dành 15 phút vào đầu ngày làm việc của bạn (hoặc vào cuối ngày nếu bạn đang lên kế hoạch cho ngày hôm sau), để lên kế hoạch cho những việc cần làm và ghi lại số lượng pomodoro mỗi nhiệm vụ sẽ thực hiện. (Hãy nhớ rằng, các tác vụ cần nhiều hơn 5 pomodors nên được chia thành các tác vụ nhỏ hơn để dễ quản lý hơn. Các tác vụ nhỏ hơn như trả lời email, có thể được thực hiện cùng nhau trong một pomodoro duy nhất.)

Nếu bạn làm việc một ngày làm việc 8 giờ, hãy đảm bảo rằng số lượng pomodoro trong ngày của bạn không vượt quá 16. Nếu có quá nhiều công việc cần hoàn thành, hãy hoãn những nhiệm vụ ít khẩn cấp nhất / ít quan trọng nhất cho cuối tuần.

Xây dựng pomodoros dự phòng trong ngày

Trong khi một ngày làm việc 8 giờ, về mặt lý thuyết sẽ tận dụng được 16 pomodoro, tốt nhất là bạn nên xây dựng 2-4 pomodoro đề phòng cho các nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự định hoặc cho các nhiệm vụ đột xuất xảy ra trong ngày.

Tránh xa màn hình khi nghỉ giải lao sau khi hết 1 Pomodoro

Nếu các phiên làm việc pomodoro của bạn diễn ra trên máy tính, đừng dành thời gian nghỉ ngơi của mình bằng cách lướt Facebook hay Instagram. Hãy để mắt thư giãn, đứng lên, di chuyển xung quanh, vươn vai,thư giãn hay ăn nhẹ. Dù bạn làm gì, thời gian nghỉ ngơi của bạn sẽ sảng khoái hơn rất nhiều nếu bạn thoát khỏi màn hình máy tính hoặc điện thoại.

Như vậy, trên đây MY MOOD đã giới thiệu cho bạn phương pháp Pomodoro - một phương pháp quán lý thời gian và hiệu suất làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn nằm ở sự nỗ lực đến từ bản thân mỗi người, Pomodoro chỉ hỗ trợ hiệu quả cho bạn khi bạn thực sự cố gắng. Hãy bắt đầu thực hành phương pháp này và vạch ra một vài kế hoạch cụ thể cho riêng mình, MY MOOD tin chắc rằng bạn sẽ thành công!